BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang.
Selama ini adminitasi
hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka pandangan orang demikian ini tentu bukan
tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi
dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik
atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih
dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya
dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada
di lapangan
Tidak semuanya
pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau
lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang
sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi
dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya.
Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat
dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum,
jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh karena itu
keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini
biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam bidang
pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum
sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh
perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.
Dalam rangka
memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan
bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data
administras
pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi
kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. .Seiring dengan
kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format
administrasi pendidikan harus kapable
terhadap teknologi informasi saat ini.
b. Ruang lingkup pembahasan.
Bertolak dari
pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi
yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah
pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia
Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini,
penmulis hanya membatasi dalam membahas
:
1. Format baku
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.
BAB
II
TINJAUAN
TEORITIS
a. Pengertian Administrasi
Banyak pengertian
administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian
adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan
bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial
Dalam pengertian yang luas menurut Musanef
(1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi
adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan
dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang
dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana
yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R.
Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian
sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi
secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan
proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya
. Meskipun
rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh
proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai
yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya
“Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan.
Selanjutnya, dalam
makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata
usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai
arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan
masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..
b. Pengertian Tata Usaha
a)
Ditinjau
arai asal kata
Tata Usaha terdiri
dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang
lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan
yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan
tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha
adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan
kerja.
b)
Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa
yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis
menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya,
sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha
usaha.
c)
The
Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian
bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya, dalam
makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi
dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara
langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau
dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.
c, Pengertian Pelayanan
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa
pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun
swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain
:
- Keterbukaan,
yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket
informasi yang dimilikinya dan terpampang
dengan jelas ;
- Kesederhanaan yaitu
mencakup prosedur palayanan dan
persyaratan pelayanan
- Kepastian yaitu
menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas
pelayanan yang jelas ;
- Keadilan yaitu
memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan
tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat
dari materi atau
kedekatan seseorang ;
- Keamanan dan
kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi
kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan
purna pelayanan
secara administrasi ;
- Perilaku petugas
pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam
memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari
keuntungan pribadi.
BAB III
PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN
a. Pembahasan
Dengan melihat latar
belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai pengertian
administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan
di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam
memberikan pelayanan bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun
kepada siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan
adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan pendidikan atau
sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan
data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu juga program aplikasi
yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas pengelolanya.
Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan
program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada
yang mengelola dengan program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada
yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda
peranan dan jabatannya di sekolah. Ada
, tetapi juga ada yang berasal dari staf administrasi
jurusan. Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi
antar sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang data administasii
kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan
maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau
melayani institusi yang membutuhkan data administasii kependidikan sesuai
dengan kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X”
karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan
sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti
Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Kab/Kota,
kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan disosialisasikan
sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii
kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi
kurang mendapat respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak
sekolah yang kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry
data ulang, juga kurang
kapable dengan kepentingan sekolah yang
bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data
administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten
Tapanuli Tengah , tetapi untuk
kepentingan Ujian Nasional sekolah masih
harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang
sama.
Demikian juga format data administasii
kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang
menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III
Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa kelas
III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada
disana.
b. Kesimpulan
1.
Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas akan
kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang bersangkutan, kepala
masyarakat, sangat dibutuhkan adanya keseragaman format data administrasi
kependidikan yang baku
2.
Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem pengelolaan data
administasii kependidikan yang menggunakan progrtam aplikasi uyang sudah
familier dengan petugas-petugas pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus
menggunakan program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan
cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi
yang digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem
pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan
mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3. Mengingat
data administasii kependidikan sangat penting pernannya sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang pembangunan pendidikan, maka
yang paling penting adalah kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date
data di setiap satuan pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha
Usaha, Jakarta
Balai Pembinaan
Administrasi, Akademi Administrasi Negara
2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas
Terbuka,
3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service.
Andi Offset.
4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta
5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu
Administrasi dan
Manajemen.
Gunung Agung. Jakarta
