Contoh Format Berita Acara Pemberian Penjelasan
Rapat penjelasan merupakan forum yang diadakan untuk memberikan penjelasan selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya kepada peserta tentang :

1. Tatacara dan aturan main dalam proses pemilihan penyedia.
2. Spesifikasi teknis barang/jasa yang harus disediakan oleh penyedia.

Disamping memberikan penjelasan, harus dibuka seluas-luasnya untuk melakukan tanya jawab antara penyedia dengan ULP/Pejabat Pengadaan sehingga peserta pemilihan penyedia mempunyai kesempatan untuk memahami dan mengerti tentang tata cara pemilihan dan spesifikasi teknis.
Prinsip-prinsip aturan main dalam pemberian penjelasan ini adalah :

1. Peserta boleh tidak hadir dalam tahap ini, walaupun demikian peserta yang tidak hadir harus mengikuti tambahan atau perubahan dokumen pengadaan yang disampaikan pada saat tahap ini.
2. Seluruh acara pada pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara dan Berita Acara ini WAJIB disampaikan oleh ULP/Pejabat Pengadaan kepada SELURUH peserta baik yang hadir maupun yang tidak hadir.
3. Berita Acara tersebut merupakan acuan yang juga harus diikuti oleh seluruh peserta dalam proses pelaksanaan pemilihan penyedia.

Langkah-langkah dan ketentuan selengkapnya dalam pemberian penjelasan adalah sebagai berikut :

• Dilakukan pada tempat dan waktu yang ditentukan, serta dihadiri oleh para peserta yang terdaftar.
• Ketidakhadiran peserta tidak menggugurkan penawaran.
• Perwakilan peserta yang hadir harus menunjukkan tanda pengenal dan surat tugas kepada ULP.
• Peserta perorangan tidak boleh diwakilkan dan pada saat hadir menunjukkan tanda pengenal kepada ULP.
• Dalam pemberian penjelasan, harus dijelaskan kepada peserta mengenai:

1. Metode pemilihan;
2. Cara penyampaian dokumen penawaran;
3. Kelengkapan yang harus dilampirkan bersama dokumen penawaran;
4. Pembukaan dokumen penawaran;
5. Metode evaluasi;
6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;
7. Jenis kontrak yang akan digunakan;
8. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri;
9. Ketentuan tentang penyesuaian harga;
10. Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha mikro dan usaha kecil serta koperasi kecil; dan
11. Besaran jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan.

• Apabila dipandang perlu, dapat melakukan peninjauan lapangan.
• Hasil pemberian penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang isinya :

1. Hal-hal yang dijelaskan
2. Tanya jawab
3. Perubahan dokumen pengadaan
4. Hasil peninjauan lapangan
5. Keterangan lain yang dipandang perlu BAPP ditandatangani oleh semua anggota pokja ULP yang hadir dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir.

• BAPP merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.
• Apabila tidak ada peserta yang hadir atau tidak ada yang bersedia menandatangani BAPP, maka BAPP cukup ditandatangani oleh anggota pokja ULP yang hadir.
• Apabila dalam BAPP sebagaimana dimaksud pada angka 7) terdapat hal-hal/ketentuan baru atau perubahan penting yang perlu ditampung, makaULP menuangkan ke dalam Adendum Dokumen Pengadaan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan.
• Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapatkan persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.
• Apabila PPK tidak sependapat dengan usulan perubahan dokumen pengadaan, maka ULP menyampaikannya kepada PA/KPA untuk diputuskan, maka:

1. Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
2. Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final.

• Apabila ketentuan baru atau perubahan penting tersebut tidak dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan, maka ketentuan baru atau perubahan tersebut dianggap tidak ada.
• Dalam Adendum Dokumen Pengadaan, ULP dapat memberikan tambahan waktu untuk memasukkan Dokumen Penawaran.
• ULP memberitahukan kepada semua peserta untuk mengambil salinan Adendum Dokumen Pengadaan.
• ULP diwajibkan untuk menyediakan salinan BAPP dan Adendum Dokumen Pengadaan (apabila ada) dan mengunggah dokumen tersebut melalui website K/L/D/I masing-masing yang dapat diunduh oleh peserta.